3 Configurer Power E-Mailer 2

Général

Lors du premier lancement de Power E-Mailer 2, un assistant de configuration vous guide dans les étapes de paramétrage du logiciel.

Vous pourrez accéderà nouveau à cet assistant via le menu "Configuration", "Assistant de création de profil".

Les paramètres de votre logiciel sont accessibles via le menu "Configuration", "Liste des Profiles".

Un seul profil est disponible dans Power E-Mailer 2 alors que Power E-Mailer 2 Professionel vous permet de gérer autant de profils que vous le voulez.. Un profil contient les informations sur le nom de l'envoyeur, l'adresse e-mail de réponse, les paramètres d'envoi d'e-mails et éventuellement les paramètres concernant l'abonnement à une newsletter. Vous pouvez par exemple créer un profil avec les paramètres pour le service commercial, un pour le service marketing et un autre pour l'envoi de vos newsletters.

Pour accéder aux proprités d'un profil, cliquez sur l'icône représentant votre profil, puis cliquez sur "Propriétés du profil".

Liste des profils de Power E-Mailer

Onglet "Configuration e-mail"

Nom de l'expéditeur : c'est le nom qui apparaîtra lorsque les destinataires visualiseront l'e-mail. Exemple : La newsletter de ma société

Adresse de l'expéditeur : adresse e-mail avec laquelle vous allez faire vos envois. Exemple : newsletter@masociete.com

Adresse de réponse : Lorsqu'un lecteur cliquera sur le bouton "Répondre" de son logiciel de messagerie, c'est à cette adresse que l'e-mail vous parviendra.

Remarque :
Si l'auto-détection ne réussi pas à déterminer le serveur DNS, vous pouvez l'obtenir grâce à un petit logiciel fournit avec Windows.
Avec Microsoft Windows 98, cliquez sur "Démarrer", puis "Exécuter" et saisissez : "winipcfg" (sans les guillemets). Cliquez sur le bouton "Plus d'infos" et vous obtiendrez l'adresse du serveur DNS.
Avec Windows NT, 2000, XP ou Millenium, cliquez sur "Démarrer", puis "Exécuter", et saisissez : "command" ou "cmd"(sans les guillemets). Une fenêtre noire apparaît, saisissez "ipconfig /all" (sans les guillemets). Le nom du serveur DNS apparaîtra.

Onglet "Envoi"

Power E-Mailer 2 vous propose 3 modes d'envois de vos e-mails.

-1- Lors de l'envoi par le fournisseur d'accès, tous vos e-mails transitent par le serveur de courriers de votre fournisseur d'accès, qui se charge de les faire suivre jusqu'aux destinataires. Ainsi, si vous envoyez un e-mail vers quelqu'un qui n'existe pas, par exemple pierre@serveur-inexistant.xyz, vous apprendrez que cet e-mail est invalide uniquement lorsque votre fournisseur d'accès vous enverra un e-mail d'erreur. Vous devrez donc collecter à la main les e-mails incorrects.

-2- Lors de l'envoi direct, Power E-Mailer 2 contacte directement chacun des serveurs de destination (par exemple monclient.com et monprospect.com pour pierre@monclient.com et paul@monprospect.com) et tente de leur remettre l'e-mail. Si le serveur de destination refuse de réceptionner l'e-mail sous prétexte que la boite e-mail n'existe pas, Power E-Mailer stocke pour vous cette information. Vous pourrez alors supprimer les e-mails invalides de vos annuaires.

Il est obligatoire de préciser l'adresse IP ou le nom de votre serveur DNS. Si le bouton d'auto-détection ne permet pas de récupérer l'adresse du serveur de DNS, contactez votre administrateur réseau ou votre fournisseur d'accès internet qui vous le précisera.

Il est possible dans le cas d'un envoi direct d'utiliser un envoi secondaire. Les e-mails ayant échoués via l'envoi direct seront ainsi repris à la fin de l'envoi mais via votre fournisseur d'accès. Lorsque que vous cochez cette option, un nouvel onglet "Envoi secondaire" apparaît juste après l'onglet "Envoi".

-3- L'envoi via le protocole MAPI est conseillé uniquement si aucun des deux autres modes d'envoi n'est disponible.

L'envoi via MAPI nécessite qu'un logiciel de courrier électronique correctement configuré soit disponible sur votre ordinateur : Power E-Mailer 2 va donner l'ordre à votre logiciel de messagerie d'envoyer chacun des e-mails.

Attention !
Lors d'un envoi via MAPI, les informations concernant le nom de l'expéditeur, son e-mail, ainsi que l'adesse e-mail de réponse précisée dans l'onglet "Configuration e-mail" de Power E-Mailer ne sont pas prises en compte : ce sont les informations indiquées dans votre logiciel de messagerie électronique qui apparaîtront dans les e-mails envoyés.
De plus, l'envoi de pièces jointes n'est pas autorisé via le protocole MAPI.
Pour des raisons de sécurité, votre logiciel de messagerie peut vous demander la confirmation de chaque envoi d'e-mails.
Si votre logiciel le permet, vous pouvez désactiver ces confirmations.
Pour le logiciel Microsoft Outlook XP, le processus de désactivation est disponible à l'adresse suivante : http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;[LN];Q290499 (ce site peut être en anglais).

Onglet "Envoi secondaire"

Cette onglet n'est visible que si l'envoi direct a été choisit comme mode d'envoi et que l'option de l'envoi secondaire a été coché. L'envoi secondaire vous permet une seconde tentative d'envoi des e-mails qui sont en échec avec l'envoi direct, mais cette fois-ci en passant via le serveur SMTP de votre fournisseur d'accès.

Lors de l'envoi par le serveur SMTP de votre fournisseur d'accès, tous vos e-mails transitent par le serveur de courriers de votre fournisseur d'accès, qui se charge de les faire suivre jusqu'aux destinataires. Ainsi, si vous envoyez un e-mail vers quelqu'un qui n'existe pas, par exemple pierre@serveur-inexistant.xyz, vous apprendrez que cet e-mail est invalide uniquement lorsque votre fournisseur d'accès vous enverra un e-mail d'erreur. Vous devrez donc collecter à la main les e-mails incorrects.

L'envoi secondaire de Power E-Mailer

Certains fournisseurs d'accès bloquent les envois de plus d'un certain nombre d'e-mails à la suite (95 par exemple). Pour contourner cela, Power E-Mailer vous permet de segmenter vos envois.

Vous pouvez préciser le nombre maximum d'e-mails que Power E-Mailer enverra via le serveur SMTP pendant une période donnée.

Remarque : Si un doute subsiste sur cette limitation, renseignez-vous auprès de votre fournisseur d'accès.

Onglet "Réception"

Veuillez indiquer ici le nom de la boîte aux lettres qui va réceptionner les demandes d'inscription ou de désinscription à une newsletter.

Cela se révèle particulièrement utile si vous permettez aux visiteurs de votre site internet de s'inscrire à une newsletter.

Les inscriptions ou désinscriptions peuvent être précédées ou non de demandes de confirmation afin de vérifier la validité de ces demandes.

Les textes nécessaires aux confirmations d'abonnement et de désabonnement sont accessibles via l'onglet "Paramètres de Synchro."

Onglet "Proxy"

Configuration du Proxy dans Power E-Mailer

Si votre connexion à internet passe par une machine "Proxy" dont vous devez définir les paramètres manuellement, cet écran vous permet d'en préciser les paramètres.

Onglet "Paramètres Avancés"

Envoi par paquets :
Certains fournisseurs d'accès bloquent les envois de plus d'un certain nombre d'e-mails à la suite (95 par exemple). Pour contourner cela, Power E-Mailer vous permet de segmenter vos envois. Si vous devez effectuer un e-mailing vers 500 personnes, vous pouvez par exemple configurer Power E-Mailer pour qu'il envoie une première série de 90 e-mails, qu'il fasse une pause de 8 minutes, et qu'il continue ainsi de suite jusqu'à l'envoi de tous vos e-mails.

Remarque : Si un doute subsiste sur cette limitation, renseignez-vous auprès de votre fournisseur d'accès.

Cette fonctionnalité concerne principalement les envois via le fournisseur d'accès ou MAPI et non l'envoi direct qui n'est pas soumis aux contraintes des serveurs d'envoi d'e-mails de votre fournisseur d'accès.

Envois simultanés :
Vous pouvez indiquer le nombre de courriers électroniques que Power E-Mailer 2 enverra simultanément. Le nombre par défaut est 5, mais vous devez diminuer ce nombre si vous êtes connectés à internet via un modem de type RTC vous donnant une connexion assez lente. Vous pouvez augmenter ce nombre à 10 par exemple si vous êtes connecté avec un haut débit à internet (ex. : ADSL).

Si le nombre que vous indiquez est trop important, Power E-Mailer 2 risquera de ne pas réussir à envoyer tous les e-mails. Il conservera cependant pour vous, via la partie "Historique" l'ensemble des adresses e-mails pour lesquelles l'envoi a échoué.

Renouvellement de l'envoi des messages en erreur :
Si cette option est cochée, à la fin de l'envoi des e-mails, Power E-Mailer 2 essaye une seconde fois d'envoyer les e-mails qui ont échoué.

Onglet "Paramètres de Synchro".

Paramètres de synchronisation de Power E-Mailer

Power E-Mailer 2 vous permet de gérer les inscriptions et désinscriptions à une ou plusieurs newsletters. Sur votre site internet, vous pouvez proposer des formulaires d'inscription ou de désinscriptions dont les modèles sont disponibles dans la section "Fonction et Gestion de newsletter".

Ces formulaires vous peuvent envoyer des inscriptions ou demandes d'inscription. Lorsque Power E-Mailer 2 reçoit une demande d'inscription, il envoi automatiquement à l'adresse e-mail indiquée si cette personne est bien celle ayant fait la demande. Si oui, la personne clique sur "Répondre" à la demande de confirmation, et Power E-Mailer 2 réceptionnera alors la confirmation positive d'inscription. Si non, la personne ignore tout simplement la demande de confirmation reçue et l'abonnement ne sera pas effectif. Ce processus permet d'éviter que certaines personnes en abonnent d'autres contre leur gré.

Exemple de texte pour la confirmation de désabonnement :

Quelqu'un, probablement vous, a demandé à vous abonner à la newsletter de notre société XYZ et nous vous en remercions.
Cet e-mail vous est envoyé afin que vous confirmiez que vous êtes bien l'auteur de cette demande.
Pour confirmer votre demande d'inscription, utilisez la fonction "Répondre" de votre logiciel de courrier électronique, puis cliquez sur "Envoyer" sans modifier le contenu de cet e-mail.
N'ajoutez aucun texte supplémentaire, car le message fait l'objet d'un traitement automatique et son contenu n'est pas lu.
Si vous n'êtes pas l'auteur de cette demande d'inscription, ignorez tout simplement cet e-mail.
Cordialement,
Le responsable communication de la société XYZ.

Le même processus est possible pour la confirmation de demandes de désabonnements. En cas de désabonnement, vous pouvez préciser si l'adresse e-mail doit être supprimée de l'annuaire indiqué dans le sujet du message ou si cette adresse e-mail doit être déplacée dans un autre annuaire.

Exemple de texte de désabonnement :

Quelqu'un, probablement vous, a demandé à vous désabonner à la newsletter de notre société XYZ.
Cet e-mail vous est envoyé afin que vous confirmiez que vous êtes bien l'auteur de cette demande.
Pour confirmer votre demande de désinscription, utilisez la fonction "Répondre" de votre logiciel de courrier électronique, puis cliquez sur "Envoyer" sans modifier le contenu de cet e-mail.
N'ajoutez aucun texte supplémentaire, car le message fait l'objet d'un traitement automatique et son contenu n'est pas lu.
Si vous n'êtes pas l'auteur de cette demande de désinscription, ignorez tout simplement cet e-mail.
Cordialement,
Le responsable communication de la société XYZ.

Onglet "Vérification"

Vérification des paramètres dans Power E-Mailer

Cet onglet vous permet de vérifier si les paramètres techniques indiqués dans les onglets "Envoi" et "Réception" sont corrects.

Lorsque vous cliquez sur "Tester l'envoi d'e-mails", Power E-Mailer 2 tente d'envoyer un e-mail à l'adresse indiquée dans le champ "Adresse de l'expéditeur" de l'onglet "Configuration e-mail".

Lorsque vous cliquez sur "Tester la réception d'e-mail", Power E-Mailer 2 tente de se connecter au compte POP indiqué dans l'onglet "Réception". Power E-Mailer se contente de se connecter au compte, mais ne récupère pas les éventuels e-mails déjà présents sur ce compte.