Consulting
Site Internet
Graphisme
Traduction
Power E-Mailer
Comparer
Suivi Marketing
Version démo
E-mailing et lois
Mailing simple
Tutoriaux
Documentation
Magic WebSite
Partenaires
Accès client
Contact
4 Gérer les destinataires
4.1 Généralités
Power E-Mailer est un puissant outil de gestion de vos correspondants. Il vous permet de les classer dans des annuaires distincts. Il vous sera ainsi facile de gérer vos mailings en fonction du public ciblé.
Vous pouvez par exemple créer un annuaire pour vos fournisseurs, un pour vos clients et un autre pour vos prospects. Ainsi, si vous voulez proposer une offre promotionnelle réservée à tous vos clients, vous enverrez un e-mailing aux destinataires de la base " Clients ". Si vous voulez souhaiter vos vœux de bonnes fêtes de fin d'année à tous, il vous suffira de choisir les annuaires " Revendeurs ", " Clients " et " Prospects ", comme destinataires de votre message. Vous pourrez aussi faire une campagne promotionnelle d'un produit, comprenant d'abord un envoi vers vos clients, puis un second envoi vers vos prospects. Cela vous permettra alors de distinguer les taux de réussite selon le public grâce à la fonction de "Suivi Marketing".
4.2 Gérer les annuaires
Avec Power E-Mailer vous pouvez disposer d'autant d'annuaires que vous le souhaitez. Pour ajouter, supprimer ou renommer l'un d'eux, vous devez cliquer sur l'onglet "Annuaire" de la zone menu.
Deux types d'annuaires sont disponibles :
Lorsque vous ajoutez un annuaire à Power E-Mailer 2, vous pouvez soit décider de créer soit :
| - un annuaire interne dont les données seront stockées dans et par le logiciel Power E-Mailer 2 | |
| - un annuaire externe qui ne sera en
fait qu'un liaison vers une base de données extérieure. Vous pourrez par exemple lier Power E-Mailer 2 à votre logiciel de comptabilité pour accéder aux fiches clients, ou bien à vos classeurs Excel contenant les données sur vos prospects. Lorsque vous enverrez vos e-mails, Power E-Mailer 2 ira piocher dans cette base de données externe pour composer l'e-mail personnalisé et l'envoyer. Dans le cas d'un annuaire externe, les informations sur les contacts ne sont pas directement visibles dans la partie "Contacts". |
 |
permet de créer un nouvel annuaire de type interne ou de type externe. Dans ce dernier cas, les informations sur vos contacts restent stockés dans une base de donnée extérieure à Power E-Mailer 2. |
 |
permet de copier un annuaire |
 |
permet de renommer un annuaire |
 |
permet de supprimer un annuaire |
 |
permet d'importer dans un annuaire |
 |
permet d'exporter un annuaire |
 |
permet de récupérer les nouveaux abonnés en ligne |
 |
permet d'imprimer un annuaire |
Chaque annuaire dispose de 4 champs personnalisables que vous pouvez nommer comme bon vous semble. Par exemple l'un de ces champs pourrait devenir un numéro de client ou la date de son premier achat.
Vous pouvez personnaliser ces champs dès la création de l'annuaire ou bien ultérieurement en modifiant directement le nom du champ, puis en cliquant sur "Valider".
4.3 Gérer les contacts
Power E-Mailer vous permet également de gérer de façon très précise vos contacts. 20 champs d'information sont disponibles par contact.
Pour gérer les contacts, il vous suffit de cliquer sur l'onglet "Contacts" de la zone de menu.
Vous pouvez modifier l'ordre d'affichage des contacts en cliquant la colonne "Société", "Nom" ou "E-Mail".
 |
permet d'ajouter un contact |
 |
permet de copier un contact vers un autre annuaire |
 |
permet de déplacer un contact vers un autre annuaire |
 |
permet de supprimer un contact |
 |
permet de rechercher un contact |
 |
permet de dédoublonner |
 |
permet d'imprimer les contacts sélectionnés |
Remarque 2 : il est possible de sélectionner plusieurs contacts avec les touches Ctrl et Shift.
Cela peut être nécessaire quand vous souhaitez imprimer plusieurs contacts.
Remarque 1 : les annuaires externes ne sont pas accessibles dans la rubrique "Contacts".
4.4 Rechercher un contact dans un ou plusieurs annuaires
Power E-Mailer dispose d'un outil de recherche multi-annuaires sur les champs : nom, prénom, société, e-mail et ville.
L'écran de recherche se décompose en 3 zones :
- la zone de choix des annuaires(1),
- la zone de saisie des critères de recherche(2),
- la zone de résultat (3).
Pour effectuer une recherche, vous devez tout d'abord, choisir les annuaires sur lesquels porteront les recherches (dans la zone 1) en cliquant sur la case devant son nom, puis indiquer vos critères de recherche (dans la zone 2), puis enfin cliquer sur "Valider". Lorsqu'un élément a été trouvé, il s'affiche automatiquement dans la zone 3. Pour accéder au détail des résultats, cliquez sur le nom puis sur la loupe. De là vous pourrez accéder aux 20 champs de votre contact.
Vous pouvez aussi depuis l'écran, décider de supprimer les résultats trouvés. Pour cela, sélectionnez le contact à supprimer dans la zone de résultat puis cliquez sur la corbeille.
Lorsque la case "Mot entier" est cochée, seule l'occurrence exacte du mot est recherchée.
Remarque : il est possible d'effectuer une recherche sur une partie seulement d'un nom. Pour cela, faîtes précéder votre texte du caractère "%" (pourcentage).
Exemple : la recherche "%tin" pourra donner les réponses suivantes : Martin, Botin.
4.5 Dédoublonnage des annuaires
Afin de vous éviter de stocker le même contact dans différents annuaire, Power E-Mailer est équipé d'un outil de dédoublonnage. L'écran de dédoublonnage est similaire à celui de recherche, car il est lui aussi divisé en 3 zones :
- La zone de choix des annuaires(1),
- La zone de saisie des critères de dédoublonnement (2)
- La zone de résultat (3).
Pour utiliser le dédoublonnage vous devez tout d'abord sélectionner les annuaires sur lesquels il doit être effectué, puis vous devez saisir les critères de dédoublonnage avant de valider.
Une fois les résultats à l'écran, vous pouvez choisir de supprimer un des doublons en cliquant sur l'icône suivant :
Ou vous pouvez conserver un des résultats et supprimer toutes ces occurrences en cliquant sur l'icône suivant :
Remarque : il est possible de modifier l'ordre d'affichage des réponses en cliquant sur l'entête des colonnes.
4.6 Ajout d'annuaire externe
Power E-Mailer 2 dispose de puissantes fonctionnalités de liaison vers des bases de données externes. Ces fonctionnalités diffèrent de la fonction d'importation car lors de la liaison, les données ne sont ni stockées ni gérées par Power E-Mailer 2. Vous pouvez lier Power E-Mailer 2 avec des bases de données aux formats : Microsoft Access, Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Paradox, CSV, Dbase et Carnet d'adresses Outlook Express (*.wab).
La liaison se déroule en plusieurs étapes :
| - Sélection du format de la base de
données externe - Sélection du fichier auquel Power E-Mailer 2 doit être lié - Choix éventuel de la table de données si le format l'impose - Affectation des champs - Eventuel renommage des 4 champs libres - Lancement de la liaison |
Détails de la liaison :
1ère étape:
Choisir le format du fichier (voir les détails sur les différents formats)
cliquons sur le bouton "Suivant"
2ème étape:
Sélectionnez le fichier à importer.
Cliquez sur le bouton :
Suivant le format (Access, Excel, Lotus 1-2-3), vous pouvez avoir à choisir une table.
Pour cela, cliquons sur "le triangle" a coté de la zone "Table à importer"
cliquez sur le bouton "Suivant"
3ème étape:
Définissez le nom des colonnes.
Cliquez sur la première colonne et sélectionnez un nom approprié.
Cette sélection manuelle nous garantie une exacte attribution du contenu de chaque champ au bon intitulé.
Pour ignorer le contenu d'une colonne, vous devez nommer la colonne "Inutilisé".
Répétez cette opération pour chaque colonne utile.
Cliquons sur le bouton "Importer".
C'est fini.
Remarque: Pour certains formats, et notamment le format CSV, au moment de l'importation, tous les "." de la première ligne affichée dans la fenêtre d'importation sont remplacés par des "#". Attention donc à vérifier les informations, et notamment l'adresse e-mail du premier contact importé dans l'annuaire, et de les modifier si nécessaire.
Importation Carnet d'adresses Outlook Express
Lorsque vous importez un fichier dans ce format, les colonnes sélectionnables sont celles contenues dans le fichier.
Une particularité de ce format interdit d'ajouter une colonne qui est vide dans les 5 premières lignes.
En pratique, imaginez que vous ayez un fichier wab contenant 100 contacts mais que parmi ces contacts il n'y a qu'un contact qui possède un téléphone spécifié. De plus, imaginez que ce contact ne soit pas dans les 5 premiers contacts. A l'importation, vous n'aurez pas l'équivalent de la colonne téléphone.
Pour contourner ce problème, il suffit pour le premier contact de spécifier un téléphone.
Remarque: nous avons délibérément choisit de ne supprimer aucune colonne car certaines colonnes peuvent être inutiles pour certaines personnes mais utiles pour d'autres.
4.7 Importation des contacts
Power E-Mailer dispose de puissantes fonctionnalités d'importation. Vous pouvez importer depuis : Microsoft Access, Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Paradox, CSV, Dbase et Carnet d'adresses Outlook Express (*.wab). Les données seront alors stockées et gérées par Power E-Mailer 2. Ces données seront en double sur votre machine : à la fois dans la base de données extérieure d'où vous allez les copier, et à la fois dans l'annuaire de Power E-Mailer 2.
L'importation se déroule en plusieurs étapes :
- Sélection de l'annuaire de destination
- Clic sur l'icône d'importation :
- Choix du format du fichier à importer
- Sélection du fichier de données
- Affectation des champs
- Lancement de l'importation
Détails de l'importation:
1ère étape:
Choisir le format du fichier (voir les détails sur les différents formats)
cliquez sur le bouton "Suivant"
2ème étape:
Sélectionnez le fichier à importer.
Cliquz sur le bouton :
Suivant le format (Access, Excel, Lotus 1-2-3), vous pouvez avoir à choisir une table.
Pour cela, cliquez sur "le triangle" a coté de la zone "Table à importer"
cliquez sur le bouton "Suivant"
3ème étape:
Définissez le nom des colonnes.
Cliquez sur la première colonne et sélectionnez un nom approprié.
Cette sélection manuelle nous garantie une exacte attribution du contenu de chaque champ au bon intitulé.
Pour ignorer le contenu d'une colonne, vous devez nommer la colonne "Inutilisé".
Répétez cette opération pour chaque colonne.
Cliquez sur le bouton "Importer".
C'est fini.
Remarque: Pour certains formats, et notamment le format CSV, au moment de l'importation, tous les "." de la première ligne affichée dans la fenêtre d'importation sont remplacés par des "#". Attention donc à vérifier les informations, et notamment l'adresse e-mail du premier contact importé dans l'annuaire, et de les modifier si nécessaire.
Le format Microsoft Access, Microsoft Excel et Lotus 1-2-3
Ces 3 formats disposent de la même particularité : ils peuvent contenir plusieurs groupes d'informations contenus dans des pages, tables ou feuilles.
Importation Carnet d'adresses Outlook Express
Lorsque vous importez un fichier dans ce format, les colonnes sélectionnables sont celles contenues dans le fichier.
Une particularité de ce format nous interdit d'ajouter une colonne qui est vide dans les 5 premières lignes.
En pratique, imaginons que vous ayez un fichier wab contenant 100 contacts mais que parmi ces contacts il n'y ai qu'un contact qui est un téléphone spécifié. De plus, imaginons que ce contact ne soit pas dans les 5 premiers contacts. A l'importation, vous n'aurez pas l'équivalent de la colonne téléphone.
Pour contourner ce problème, il suffit pour le premier contact de spécifier un téléphone.
Remarque: nous avons délibérément choisit de ne supprimer aucune colonne car certaines colonnes peuvent être inutiles pour certaines personnes mais utiles pour d'autres.
4.8 Modèles d'import ou de liaison
Si vous devez régulièrement lier de nouvelles bases de données externes, ou importer régulièrement le contenu d'une base dans un annuaire, Power E-Mailer 2 vous permet d'enregistrer la correspondance des colonnes de votre base de données avec les champs de Power E-Mailer 2.
Pour enregistrer une correspondance, cliquez sur le bouton "Modèle", puis "Enregistrer".
Pour appliquer un modèle de correspondances lors d'un nouvel import ou d'une nouvelle liaison, cliquez sur le bouton "Modèles", puis "Appliquer", et enfin choisissez le nom du modèle.
4.9 Exportation des contacts
L'exportation vous permet d'exporter vos données au format CSV. Ce format de stockage des données à la particularité de pouvoir être lu par la plupart des logiciels de type tableur ou gestion de base de données.
Vous avez la possibilité de choisir le caractère qui séparera chaque donnée.
L'exportation se déroule de la façon suivante :
- Sélection de l'annuaire source
- Clique sur l'icône d'exportation :
- Choix du nom et de l'emplacement du fichier de destination
- Lancement de l'exportation
