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6 Ecrire un courrier et l'envoyer avec Power E-Mailer
6.1 Généralités
Vous disposez maintenant de plusieurs annuaires de destinataires prêts à être utilisés. Il ne vous reste plus qu'à composer votre message. Pour cela Power E-Mailer est muni d'une fenêtre spéciale pour la rédaction directe de messages oul'importation de messages déjà composés. Il est également possible de sauvegarder un message en cours de rédaction afin de le retravailler ultérieurement.
Toutes les commandes relatives aux messages se situent dans la fenêtre accessible depuis l'onglet "Message".
- La zone de saisie du message avec le corps, le titre, et le format (1)
- La zone des fichiers attachés (2)
- La zone des annuaires de destinataires (3)
- La zone des annuaires d'exclus (4)
- La zone émission des fichiers (5)
- La zone de sélection des liens pistés (6)
6.2 Les formats de message
Power E-Mailer gère deux formats de message, les messages en texte brut ou bien les messages en HTML. Avec le format HTML prenez toujours garde à surveiller le poids de votre message (éventuellement envoyez-le vous pour contrôler son poids).
En texte brut, aucun enrichissement du visuel n'est possible (pas de fonctions Gras, Italique, Couleurs...). Ce format vous assure que l'e-mail pourra être lu par absolument tous vos lecteurs et un poids plus faible -et donc un téléchargement plus rapide.
Le format HTML vous permet d'avoir un visuel intégrant des images et une mise en page évoluée. Vous pouvez y inclure des hyperliens qui permettront par exemple de renvoyer directement le lecteur vers une page de votre site.
Remarque : L'emploi du format HTML à de grands avantages mais nécessite quelques vérifications simples de votre part afin que le message soit le plus performant possible. Accédez à la rubrique "Conseils" pour plus d'informations.
6.3 Rédiger votre message
La rédaction du message s'effectue dans la zone 1
Pour rédiger votre message vous disposez de deux solutions. Soit vous importez un fichier déjà préparé, soit vous rédigez votre message dans l'éditeur de Power E-Mailer 2.
Remarque : L'éditeur HTML de Power E-Mailer insère un paragraphe, et donc une ligne vide, lorsque vous utilisez la touche "Enter" ou "Retour au chariot" de votre clavier. Pour faire un retour à la ligne sans ligne vide, appuyez simultanément sur les touches shift + Enter.
Dans le cas de la rédaction d'un message au format HTML, une palette d'outils pour la mise en page est disponible :
Pour savoir quelles fonctionnalités sont rattachées à ces boutons, dans Power E-Mailer 2, laissez votre souris quelques secondes sur un bouton et vous obtiendrez de l'aide.
Dans le corps de votre message, si vous désirez introduire un champ personnalisé (ex : A attention de Jacques DUPOND), vous devez placer votre curseur à l'emplacement souhaité, puis cliquer sur l'icône d'insertion d'un champ. Vous pouvez aussi insérer des champs personnalisés selon certaines conditions.
(ex : Si Département = 75 Alors "Notre offre spéciale destinées aux entreprises parisiennes",
Si Titre = Monsieur Alors Cher &Titre& SINON Chère &Titre&).
Pour plus d'informations sur les modes de personnalisation, accéder à la rubrique "Personnaliser le contenu des messages".
Vous pouvez aussi, le cas échéant ajouter des fichiers attachés en cliquant sur l'icône située dans la zone de gestion des fichiers attachés.
Le fichier apparaît alors dans la liste.
Une fois votre message terminé, il vous est alors possible de le prévisualiser en cliquant sur le bouton situé dans la zone d'émission.
Attention, la prévisualisation affiche le message avec les contacts du premier annuaire que vous avez sélectionné et ne prend pas en compte les annuaires d'exclus éventuellement sélectionnés.
6.4 Personnaliser le contenu des messages
Power E-Mailer 2 peut envoyer à chaque destinataire un message unique. Pour cela deux modes de personnalisation sont disponibles :
6.4.1a L'insertion de champs issus de la fiche contact du destinataire - Personnalisation :
En cliquant sur le bouton
,
le logiciel insérera alors un texte du style "&nom&" dans le
corps du message. Cela indique qu'à cet emplacement,
dans l'e-mail que recevra votre correspondant, se trouvera le
contenu du champ "Nom" de sa fiche contact. 6.4.1b Une variante de l'insertion de champ vous permet d'insérer le contenu du champ, avec une fonction de modification du rapport majuscule/minuscule.
En effet, certains annuaires internes ou externes peuvent contenir des champs parfois stockés en majuscule, parfois en minuscule. En insérant un champ avec le bouton
,
le contenu du champ sera automatiquement converti avec sa première
lettre en majuscule, et toutes les autres en minuscule. 6.4.2 L'insertion de données conditionnelles
Vous pouvez insérer des textes libres qui dépendent du contenu de certains champs de la fiche contact.
Vous pouvez par exemple réserver une promotion à vos clients d'un département : Si Département = 44 alors "moins 10% sur tous nos produits" Sinon "moins 8% sur tous nos produits".
Par exemple, sans personnalisation, l'usage du champ "Titre" peut être erronée :
Dans Power E-Mailer 2, vous pourriez écrire : Cher &Titre& &Nom&
| Cela peut donner | Cher Monsieur Durant (correct !) |
| ou : | Cher Madame Flamant (ce qui contient une erreur, c'est Chère Madame qui devrait être écrit) |
Pour insérer des données conditionnelles, cliquez sur le bouton
La boîte suivante apparaît :
Plusieurs usages sont possibles. En voici plusieurs exemples :
Si &Titre& égal Madame alors Chère &titre& sinon Cher &titre&
i &Champ 2& est supérieur à 3 alors En guise de fidélité, 5% de réduction supplémentaires sinon (rien).
Les clients ayant commandés plus de trois fois bénéficient d'une réduction supplémentaire.
i &pays& est différent de France alors &champ 3&, notre importateur local pourra vous renseigner pour... sinon Nous sommes à votre disposition pour ...
Les prospects étrangers sont invités à contacter l'importateur, les prospects français contactent directement l'expéditeur du message.
6.5 Choisir les destinataires de votre message
Après la rédaction du message il va vous falloir choisir vos destinataires. Pour cela dans la zone de choix des destinataires, sélectionnez vos annuaires en cliquant sur leurs noms. Une coche verte
indique que l'annuaire est sélectionné. Cliquez
sur l'icône "Ajouter" de façon à choisir le ou les annuaires
de réception.Par le même procédé, vous pouvez, dans la zone des annuaires d'exclus, ajouter les annuaires des personnes qui ne doivent en aucun cas recevoir le message, au cas où leurs e-mails figurerait dans un annuaire de destinataires.
6.6 Campagnes et Envois
Avant d'envoyer votre mailing, vous devez donner un nom à votre campagne et à votre envoi.
Power E-Mailer 2 distingue les envois des campagnes. Vous pouvez par exemple scinder une campagne en plusieurs envois. Cela vous sera utile pour apprécier les taux d'ouverture ou de clics par rapport à la cible de chaque envoi.
Exemple :
| Nom de la campagne "Mailing promo produit X" | ||
| Nom du premier envoi "cible clients" | ||
| Nom du second envoi "cible prospects" | ||
Vous pouvez aussi reprendre régulièrement une campagne et faire de nouveaux envois : cela vous permet de comparer les taux de retour de chaque envoi.
Exemple :
| Nom de la campagne "La Newsletter mensuelle" | ||
| Nom du premier envoi "Janvier 2004" | ||
| Nom du second envoi "Février 2004" | ||
| Nom du second envoi "Mars 2004" | ||
L'accès aux statistiques sont accessibles dans la partie "Suivi Marketing".
6.7 Suivi des liens de votre message
Power E-Mailer 2 vous donne accès à de puissantes fonctionnalités pour permettant de savoir si vos liens ont été cliqué, et par qui.
Lorsque vous créez un message au format HTML et que celui ci contient des hyperliens par exemple vers des pages de votre site internet, vous avez la possibilité de marquer ces liens afin d'obtenir une étude statistique sur leur utilisation.
Si votre message contient un ou plusieurs liens, vous pouvez en obtenir la liste dans la zone suivante en cliquant sur le bouton "Rafraîchir".
En cliquant sur l'image présente à gauche du lien, vous pouvez choisir si ce lien doit être suivi ou non.
Dans ce cas, aucune statistique ne sera disponible concernant le lien vers la page news7.htm alors que les statistiques seront enregistrées pour les liens vers votre page produit et le renvoi vers le site ami. Un lien particulier est possible concernant les demandes de désabonnements : cela vous permet d'obtenir le taux de désabonnement pour un envoi par exemple.
L'accès aux statistiques sont accessibles dans la partie "Suivi Marketing". Pour plus d'informations sur le Suivi Marketing.
6.8 Envoyer votre message
Toutes ces phases étant achevées, vous pouvez envoyer votre message, en cliquant sur l'icône "envoyer".
Pendant l'envoi, un écran apparaît en vous indiquant ce qui est effectué et indique dans deux colonnes les e-mails correctement envoyés et dans celle de droite ceux dont l'envoi a échoué. Cette liste des envois échoués peut servir dans un second temps si vous voulez à nouveau essayer d'envoyer votre mailing à ces personnes.
6.9 Numéros d'erreur pendant l'envoi
Pendant l'envoi de vos e-mails, Power E-Mailer indique un numéro en face de l'e-mail dont l'envoi à échoué. Dans l'écran "Historique", vous pouvez à nouveau accéder au fichier des e-mails dont l'envoi à échoué.
Le tableau ci-dessous indique à quoi correspondent les numéros d'erreur :
| - Erreurs Générales | |
| Numéro d'erreur | Explication |
| -1 | Problème dans la configuration du profil, le fichier est probablement corrompu. Effacez le profil et recréez-le. |
| -20 | L'adresse e-mail du destinataire contient une virgule. Vérifiez qu'il n'y a pas deux adresses e-mails séparées d'une virgule dans le champ e-mail. |
| -12 | L'adresse e-mail du destinataire n'est pas correctement formée. Elle doit être du genre "dupont@serveur.zyx". Il peut aussi s'agir de l'adresse e-mail de l'expéditeur qui n'est pas correctement formée (Menu Configuration/Liste des profils/« votre profil»/Onglet "Configuration e-mail"). |
| -17 | L'envoi de ce message a été stoppé par l'utilisateur en cliquant sur "Stopper envoi". |
- Erreurs d'envoi direct |
|
| Numéro d'erreur | Explication |
| -14 | La recherche de champ MX du serveur de mail du destinataire a échouée (serveur momentanément indisponible ou le serveur n'est pas configuré pour recevoir les mails, ou le serveur n'existe pas). |
| -13 | Erreur lors de la recherche du champ MX du serveur de mail du destinataire. |
| -15 | Erreur durant la connexion. |
| -11 | Erreur durant l'envoi du message. |
- Erreurs d'envoi par fournisseur d'accès |
|
| Numéro d'erreur | Explication |
| -19 | Erreur durant l'envoi du message. |
| -4 | Erreur durant l'envoi du message. |
| -2 | Problème de connexion au serveur d'envoi. |
| -3 | Problème d'authentification avec le serveur d'envoi des e-mails. Cette erreur survient aussi si vous vous authentifiez sur un serveur d'envoi qui ne requiert pas d'authentification ou si le serveur ne répond pas. Solution: 1> vérifiez que votre connexion à Internet fonctionne. 2> vérifiez que votre serveur d'envoi requiert une authentification. 3> vérifiez vos paramètres login et mot de passe. 4> vérifiez que le port de connexion est correct. 5> vérifiez que votre serveur d'envoi n'est pas indisponible. |
| -18 | Erreur indéterminée lors de l'envoi. |
- Erreurs MAPI |
|
| Numéro d'erreur | Explication |
| -2 | (MAPI_E_ACCESS_DENIED) Problème de connexion au serveur d'envoi. |
| -3 | (MAPI_E_LOGIN_FAILURE) Problème de connexion au serveur d'envoi. |
| -4 | (MAPI_E_FAILURE) Problème lors de l'envoi de l'e-mail. |
| -5 | (MAPI_USER_ABORT) Problème l'envoi a été interrompu par l'utilisateur. |
| -7 | (MAPI_E_ATTACHMENT_NOT_FOUND) Lors de l'envoi via MAPI, un fichier attaché (ou une image présente dans le corps du message en HTML) n'a pas été trouvé. |
| -6 | Erreur indéterminée lors de l'envoi. |
6.10 Conseils
Avant d'envoyer votre e-mail, plusieurs vérifications simples à réaliser vous permettent de vous assurer que votre message aura à bon impact auprès du lecteur.
6.10.1 Certains logiciels de messagerie électronique ne supportent pas le format HTML.
Prenez en compte que si tous les logiciels de courrier électronique affichent très bien les messages en texte brut, une partie d'entre eux a des problèmes pour afficher les messages en HTML. Cela est particulièrement vrai pour les logiciels relativement anciens, mais dont heureusement la quantité installée devient de plus en plus faible voir quasi nulle.
6.10.2 Tous les logiciels de messagerie électronique n'affichent pas l'HTML de façon identique.
Avant l'envoi en nombre définitif, prenez l'habitude de vous envoyer à vous-même votre courrier, et réceptionnez-le dans des logiciels de messagerie différents, comme Microsoft Outlook Express ou Qualcomm Eudora ou bien même encore les messageries via le web (Yahoo Mail, Hotmail, ...).
Si votre e-mail contient des fonctionnalités de mise en page très avancées (Layers notamment), vérifiez bien que les logiciels de messagerie de vos destinataires les supportent. Si vous utilisez des layers, faites attention à ce que leur positionnement ne soit pas absolu par rapport au haut de l'écran , mais plutôt relatif au début du document HTML.
6.10.3 Surveillez le poids de vos messages.
Lorsque vous ajoutez une pièce jointe à votre e-mail, et aussi lorsque votre e-mail au format HTML contient des images inclues dans le corps du message, le poids de votre e-mail augmente rapidement, et peut-être plus vite que vous ne le pensez : Si vous joignez à votre e-mail une image de 100Ko, votre destinataire ne devra pas télécharger 100Ko, mais 133Ko. En effet les protocoles utilisés pour envoyer les fichiers par e-mail augmentent d'un tiers le poids de ces fichiers lors du transfert. Cependant cette augmentation de poids ne dure que de l'envoi à la réception, et le fichier une fois stocké sur le poste du lecteur retrouve son poids initiale.
Plus votre message est volumineux, et plus son téléchargement sera long, ce qui peut déprecier votre message avant même qu'il ne soit ouvert.
Une des solutions pour conserver le graphisme de votre message sans augmenter le poids est de stocker les images sur un site internet. Ainsi, lors de chaque ouverture du message, les images sont téléchargées et affichées. Cette méthode à des avantages et inconvénients :
Avantages :
- lorsque la personne télécharge l'e-mail, son poids est très faible (seul l'HTML est présent, pas les images), le téléchargement est donc très rapide.
- lorsque l'utilisateur ouvre le message, seul le poids réel des images est pris en compte ; le poids n'est pas augmenté de 33%
Inconvénients :
- Selon le type de lecteur de courriers électroniques, les images stockées sur un site sont téléchargées à chaque ouverture du message : l'attente est répétée.
- Il est important de ne jamais effacer vos images présentes sur le serveur : un lecteur qui veut visionner un message reçu il y a un an doit pouvoir accéder aux images.
- Si le lecteur veut lire le message alors qu'il n'est pas connecté à internet, il est fort possible que les images ne s'affichent pas !
